Contrats de photographie - 7 éléments essentiels à inclure

Un contrat est un outil essentiel pour les professionnels. Si beaucoup de gens le considèrent comme un tracas commercial, il peut en fait être utilisé comme un puissant outil de marketing. Les contrats permettent de fixer les bonnes attentes et de définir clairement les prestations à fournir, les conditions de service et les situations aberrantes afin d'éviter toute surprise. Des contrats correctement rédigés améliorent la satisfaction des clients et, par conséquent, peuvent même vous aider à développer votre entreprise. 

Contrats de photographie - La bonne approche :

Au début, le fait d'avoir un contrat pour commencer une relation d'affaires peut sembler impersonnel. La paperasse supplémentaire peut donner l'impression que vous entravez le lien personnel que vous essayez d'établir avec vos clients. Beaucoup de gens considèrent les contrats comme quelque chose de seulement utile si vous devez aller au tribunal. Ils sont ennuyeux et qui les lit, de toute façon ?

Mais ce n'est pas du tout la bonne façon d'envisager un contrat. Comme beaucoup de choses dans la vie, les contrats dépendent de l'attitude que vous apportez à la table. Et les contrats sont un outil fantastique pour vous aider à communiquer avec vos clients. Ils doivent être considérés comme un outil utile dès le premier jour. Ils définissent exactement ce que vos clients doivent attendre de vous et ce que vous attendez d'eux en retour. Ils sont noirs et blancs, contrairement aux conversations que nous avons souvent lorsque les clients nous approchent. Les clients posent rarement toutes les bonnes questions du premier coup, et les chefs d'entreprise disent rarement tout d'emblée, que ce soit par simple manque de temps ou parce qu'ils n'ont pas pensé à la bonne chose à dire au bon moment.

L'objectif premier d'un contrat commercial est de communiquer les conditions d'un accord. Pour pouvoir communiquer, il faut que le client et le propriétaire de l'entreprise se comprennent. Une formulation claire et facile à comprendre est essentielle ! Exposez toutes les conditions de l'accord dans un seul document, et couvrez toutes les éventualités auxquelles vous pouvez penser.

Le fait de disposer d'un contrat de photographie en bonne et due forme donne une image de votre marque en tant que service professionnel aux yeux des clients et des clients potentiels et vous aide à développer votre activité. Le fait de disposer d'un document bien formaté dès le départ transmet un message clair : "Je suis un professionnel et je sais ce que je fais." Et c'est toujours une bonne chose à avoir.

Bien sûr, les contrats existent parce que les gens peuvent être poursuivis et le sont effectivement. Les lois varient considérablement d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Il est essentiel que vous fassiez appel à un avocat local pour revoir votre contrat et vous assurer qu'il tiendra la route devant un tribunal. Il existe de nombreux sites sur lesquels vous pouvez télécharger un modèle de contrat de photographie. Néanmoins, il y a peu de chances que vous trouviez en ligne des contrats de photographie qui répondent à vos besoins et soient parfaitement adaptés à votre activité. Il est recommandé de commencer par un contrat général de photographie. La seule façon d'être absolument sûr d'être couvert est de demander à un avocat familier du droit des contrats et des entreprises de photographie, en particulier, d'examiner votre document et de rédiger quelques exemples de contrats de photographie pour votre entreprise.

Pourquoi l'utilisation de contrats de photographie vous fait économiser de l'argent

Les contrats vous permettent d'économiser de l'argent et de réduire les complications. En expliquant clairement vos attentes à vos clients, tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela permet d'éviter de nombreux désagréments sous forme de malentendus et d'attentes déçues.

Mais comment un contrat peut-il faire économiser de l'argent au photographe ? Tout d'abord, les contrats indiquent précisément ce que le client obtient pour son argent. Tout ce qui est supplémentaire, sous la forme d'heures supplémentaires de prise de vue ou d'un montage plus poussé, est clairement indiqué comme un supplément. Si cela n'est pas précisé, vous n'avez qu'une chance sur deux d'obtenir cet argent. Vous pourriez finir par le faire gratuitement.

La deuxième façon dont les contrats vous aident à économiser de l'argent sur les frais juridiques. Avec un contrat signé et exécutoire à votre actif, vous avez de meilleures chances d'être payé. Cela réduit les frais de recouvrement et vous évite d'aller en justice pour récupérer votre argent. Sans contrat, les clients peuvent penser qu'ils ont plus de chances de profiter de la situation. Un contrat formel montre que vous êtes sérieux.

Faire appel à un avocat pour rédiger vos contrats vous coûtera plusieurs centaines de dollars. Mais si vous êtes une entreprise de photographie à fort volume et que vous traitez avec de nombreux clients différents, l'argent que vous dépensez pour obtenir des conseils juridiques professionnels sera rentabilisé à plusieurs reprises.

Sept éléments essentiels à inclure dans votre contrat de photographie :

N'oubliez pas que seul un avocat local peut offrir efficacement des conseils juridiques applicables à votre entreprise. Ce sont les conseils qui sont communs à la plupart des exemples de contrat de photographie simple.

Noms légaux et coordonnées

La plupart des contrats commencent par établir à qui s'applique l'accord. Indiquez tous les détails de votre entreprise, y compris le numéro de téléphone, l'adresse électronique et l'adresse physique. Assurez-vous que les informations relatives au client sont également remplies, notamment son nom légal complet, son adresse et ses autres coordonnées. Une autre norme essentielle établie dans cette section du contrat est le lieu à partir duquel le contrat est exécutoire, par exemple : "Ce contrat est rédigé selon les termes des lois de l'État de Caroline du Nord."

Dates et heures

La date et l'heure sont établies en fonction du moment et du lieu où vous êtes censé tourner et de la durée du tournage. Cela permet de différencier les différents tournages. Veillez à établir un contrat distinct au cas où le client souhaiterait faire à nouveau appel à vos services à l'avenir.

Responsabilités

Cette section établit le calendrier des événements tels qu'ils ont été convenus. Par exemple, si vous photographiez un mariage, le contrat de photographie de mariage peut stipuler : "Le photographe accepte de couvrir le dîner de répétition, la cérémonie et la réception, y compris les portraits officiels." Il peut être aussi simple ou aussi élaboré que nécessaire pour l'occasion. Il sera personnalisé pour chaque travail.

En outre, quelle est l'ampleur des retouches incluses dans les photos ? Retoucherez-vous les photos sur demande après les avoir livrées ? Retoucherez-vous toutes les images ou seulement dix d'entre elles ? Les retouches sont-elles facturées en sus ? Assurez-vous de répondre à toutes ces questions dès maintenant dans le cadre de l'accord contractuel. En outre, de nombreux photographes ne souhaitent pas que leurs photos soient retouchées après leur livraison. Assurez-vous d'énoncer les détails dans votre contrat pour éviter toute confusion ultérieure et procurez-vous un modèle de contrat de photographie de mariage pour savoir ce qui doit être inclus.

Annulation

Que se passe-t-il si l'événement est annulé ? Allez-vous leur rendre leur dépôt ? Que se passe-t-il si vous êtes dans l'incapacité de venir ? Êtes-vous tenu de fournir ou de recommander un photographe de remplacement ? L'examen du contrat de photographie événementielle rédigé par d'autres personnes peut vous aider à régler les détails de certaines des parties les plus délicates. Vous trouverez peut-être sur Internet un contrat de photographie en format pdf contenant les détails dont vous avez besoin.

Paiement

Indiquez très clairement quand vous attendez le paiement. S'il y a un dépôt, indiquez également les détails de celui-ci. Précisez les circonstances dans lesquelles l'acompte est remboursable ou non. N'oubliez pas d'inclure les formes de paiement que vous acceptez et les dates d'échéance des paiements et modifiez les détails si vous utilisez le modèle de contrat de photographie pour en créer un nouveau.

Copyright

Si vous connaissez bien la loi sur les droits d'auteur, il est peu probable que vos clients la connaissent. Veillez à indiquer clairement que vous conservez la propriété et les droits d'auteur de toutes vos photos. Indiquez clairement que toute reproduction de ces photos doit être autorisée (sous licence) par vous et vous seul.

Définissez ici très clairement les termes de tout accord de licence. Pour les frais discutés ici, autorisez-vous vos clients à réimprimer les photos pour leur usage personnel ? Les autoriserez-vous à partager leurs fichiers numériques sur les médias sociaux ? Sont-ils autorisés à vendre les photos à des magazines ou à d'autres éditeurs ? Certaines des réponses peuvent vous sembler évidentes, mais elles ne le sont peut-être pas pour vos clients. Soyez clair. C'est un domaine dans lequel de nombreux contrats de photographie en ligne échouent.

Vous pouvez également préciser comment vous comptez utiliser leurs photos. Allez-vous les mettre en ligne ou les montrer dans un portfolio imprimé ? Seront-elles utilisées pour commercialiser votre entreprise ? Embelliront-elles vos pages de médias sociaux? Pouvez-vous les vendre comme photos de stock ? Si vous avez fait des séances de portraits, certains clients peuvent rechigner à utiliser leurs photos pour des raisons de confidentialité. Veillez à vous mettre d'accord à l'avance par le biais du contrat de photographie de portrait.

Extras

N'oubliez pas d'indiquer les services supplémentaires que les clients peuvent souhaiter. Il peut s'agir d'heures supplémentaires, d'un montage supplémentaire ou de copies numériques. Dresser une liste claire de ce que les services supplémentaires peuvent coûter est un moyen facile d'atteindre deux objectifs. Tout d'abord, cela permet de préciser ce que les clients obtiennent en échange de ce qu'ils ont déjà accepté de payer. Deuxièmement, cela leur permet de savoir ce que vous pouvez faire d'autre pour eux et combien cela coûtera. Encore une fois, c'est une excellente façon d'utiliser un simple contrat de photographie pour orienter les attentes de vos clients dans la bonne direction.

Vous pouvez également ajouter un élément de frais supplémentaires qui va au-delà des services de photographie que vous offrez. L'assurance du matériel photographique est un domaine que vous devez absolument examiner en détail. Il s'agit essentiellement de couvrir les pertes subies en cas de vol ou d'endommagement de votre matériel photographique. Consultez les polices d'assurance photographie de Full Frame pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez obtenir une couverture totale pour votre entreprise de photographie. 

Autres documents à prendre en compte

Les éléments ci-dessous peuvent être considérés comme des documents séparés ou inclus dans les exemples de contrats de photographie plus larges. Cependant, les photographes doivent généralement disposer de ces documents, car ils ne se combinent pas toujours avec un contrat. Vous voudrez peut-être conserver deux modèles de votre contrat de photographie. Un avec ces éléments inclus et un sans.

Communiqués de presse sur les modèles

Si vous comptez utiliser leurs photos pour votre entreprise ou votre portfolio, assurez-vous de disposer d'une décharge de modèle. Cette autorisation fait parfois l'objet d'un document distinct, mais si vous avez déjà un contrat de photographie commerciale, il est facile de l'ajouter. Une décharge de modèle est signée par toutes les personnes identifiables sur votre photo, et elle vous donne le droit légal d'utiliser leur image dans vos photographies. Ne vous laissez pas tromper par le mot "modèle", toute personne figurant sur les photos doit obtenir une autorisation si vous avez l'intention d'utiliser la photo à des fins commerciales.

Communiqués de presse sur les biens

La même règle s'applique aux propriétés privées identifiables. Si vous prenez des photos sur un yacht de luxe, le propriétaire devra vous autoriser à vendre ces photos. Il en va de même pour un terrain ou une maison lorsque vous photographiez différents lieux. De nombreux centres de villégiature sont des propriétés privées et y sont très sensibles. Assurez-vous d'avoir l'autorisation de toutes les parties concernées et un contrat de photographie immobilière en bonne et due forme.

Limite de responsabilité

Une limite de responsabilité est destinée à protéger le photographe des dommages résultant de ses actes. Il est essentiel de souscrire une assurance responsabilité civile, mais vous devez également disposer d'un document écrit vous exonérant de toute responsabilité en cas d'incident pendant la séance. Il peut s'agir de blessures ou de dommages matériels. L'assurance doit également couvrir la possibilité de gâcher un événement. Si vous tombez sur le gâteau et gâchez une cérémonie de mariage, la famille de la mariée en colère peut-elle intenter un procès ? Bien sûr qu'elle le peut. Dans ce domaine, vous devez être très prudent lorsque vous utilisez un modèle de contrat de photographie de mariage. Beaucoup tombent court et ne sont pas spécifiques aux lois d'état dans votre endroit de la prise de vue.

Conclusion

Vous pouvez trouver des contrats de photographie en ligne assez rapidement, mais pour vous assurer qu'ils conviennent à votre entreprise, vous devez avoir une compréhension de base de ce qu'ils contiennent. N'oubliez pas qu'un contrat de services de photographie est un document vivant que vous pouvez modifier à mesure que votre entreprise évolue. Vous pouvez même apporter des modifications aux contrats existants en fonction de l'évolution de vos relations avec vos clients. Comme toujours, demandez un avis juridique professionnel à une personne connaissant bien les contrats de photographie dans votre région.

Les contrats sont essentiels mais sans un bon portfolio, il ne sert à rien. Réalisez un beau portfolio sur Pixpa. Pixpa offre un essai gratuit pour vous aider à démarrer. Inscrivez-vous dès aujourd'hui.