Contratti fotografici - 7 cose fondamentali da includere

Il contratto è uno strumento essenziale per i professionisti. Sebbene molti lo considerino una seccatura commerciale, in realtà può essere sfruttato come un potente strumento di marketing. I contratti servono a stabilire le giuste aspettative e a delineare chiaramente le consegne, i termini del servizio e le situazioni anomale per evitare sorprese. I contratti redatti correttamente migliorano la soddisfazione dei clienti e, di conseguenza, possono persino aiutarvi a far crescere la vostra attività. 

Contratti di fotografia - Il giusto approccio:

All'inizio, la stipula di un contratto per avviare un rapporto d'affari può sembrare impersonale. La documentazione aggiuntiva può dare l'impressione di ostacolare il rapporto personale che si sta cercando di instaurare con i clienti. Molti considerano i contratti come qualcosa di utile solo se si deve andare in tribunale. Sono noiosi e comunque chi li legge?

Ma questo è un modo completamente sbagliato di vedere un contratto. Come molte altre cose nella vita, i contratti dipendono dall'atteggiamento che si ha nei confronti del cliente. E i contratti sono uno strumento fantastico per aiutarvi a comunicare con i vostri clienti. Dovrebbero essere considerati uno strumento utile fin dal primo giorno. Definiscono esattamente ciò che i vostri clienti devono aspettarsi da voi e ciò che voi vi aspettate da loro in cambio. Sono in bianco e nero, a differenza delle conversazioni che spesso abbiamo quando i clienti si rivolgono a noi. I clienti raramente fanno tutte le domande giuste al primo tentativo e i titolari d'azienda raramente dicono tutto in anticipo, per semplice mancanza di tempo o per non aver pensato alla cosa giusta da dire al momento giusto.

Lo scopo principale di un contratto commerciale è quello di comunicare i termini di un accordo. Per comunicare, è necessario che il cliente e l'imprenditore si intendano. Una formulazione chiara e facile da capire è essenziale! Riportate tutti i termini dell'accordo in un unico documento e coprite tutti gli imprevisti che vi vengono in mente.

Disporre di un contratto fotografico adeguato proietta il vostro marchio come servizio professionale agli occhi di clienti e potenziali clienti e vi aiuta a far crescere la vostra attività. Avere un documento ben formattato pronto fin dall'inizio comunica chiaramente un messaggio: "Sono un professionista e so quello che faccio". E questo è sempre un bene.

Naturalmente, i contratti esistono perché le persone possono essere citate in giudizio e lo fanno. Le leggi variano notevolmente da Stato a Stato e da Paese a Paese. È fondamentale rivolgersi a un avvocato locale per rivedere il contratto e assicurarsi che sia valido in tribunale. Sono disponibili molti siti da cui è possibile scaricare un esempio di contratto fotografico. Tuttavia, le probabilità di trovare online contratti di fotografia che si adattino alle vostre esigenze e alla vostra attività sono basse. Si consiglia di iniziare con un contratto di fotografia generale. L'unico modo per essere assolutamente sicuri di essere coperti è affidare a un avvocato esperto di diritto contrattuale e, in particolare, di fotografia, la revisione del documento e la stesura di alcuni esempi di contratto fotografico per la vostra attività.

Perché l'uso dei contratti fotografici fa risparmiare denaro

I contratti fanno risparmiare denaro e fatica. Spiegando chiaramente le aspettative dei clienti, tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda. In questo modo si evitano molti fastidi sotto forma di incomprensioni e aspettative disattese.

Ma come può un contratto far risparmiare soldi al fotografo? Innanzitutto, i contratti stabiliscono con precisione ciò che il cliente riceve in cambio del suo denaro. Qualsiasi cosa aggiuntiva, sotto forma di ore aggiuntive di ripresa o di editing, è chiaramente indicata come costo aggiuntivo. Se non viene detto, c'è solo il 50% di possibilità di ottenere quel denaro. Potreste finire per farlo gratis.

Il secondo modo in cui i contratti vi aiutano a risparmiare sulle spese legali. Con un contratto firmato e applicabile, le probabilità di essere pagati sono maggiori. In questo modo si riducono le spese di incasso e si evita di andare in tribunale per riscuotere il denaro. Senza contratto, i clienti potrebbero pensare di avere maggiori possibilità di approfittare della situazione. Un contratto formale dimostra la vostra serietà.

Rivolgersi a un avvocato per la stesura dei contratti costa molte centinaia di dollari. Ma se si tratta di un'attività fotografica ad alto volume che ha a che fare con molti clienti diversi, il denaro speso per ottenere una consulenza legale professionale si ripagherà molte volte.

Sette cose fondamentali da includere nel contratto fotografico:

Ricordate che solo un avvocato locale può offrire una consulenza legale efficace per la vostra attività. Questi sono i suggerimenti comuni alla maggior parte degli esempi di contratti fotografici semplici.

Nomi legali e informazioni di contatto

La maggior parte dei contratti inizia stabilendo a chi si applica l'accordo. Includete tutti i dettagli della vostra attività, compresi numero di telefono, e-mail e indirizzo fisico. Assicuratevi che anche i dati del cliente siano compilati, includendo il suo nome legale completo, l'indirizzo e altre informazioni di contatto. Un altro standard fondamentale stabilito in questa sezione del contratto è il luogo in cui il contratto è applicabile, ovvero "Il presente contratto è redatto secondo le leggi dello Stato della Carolina del Nord".

Date e orari

La data e l'orario sono stabiliti quando e dove si prevede di scattare e per quanto tempo. Questo serve a differenziare i diversi servizi fotografici. Assicuratevi di avere un contratto separato nel caso in cui il cliente voglia avvalersi nuovamente dei vostri servizi in futuro.

Responsabilità

Questa sezione stabilisce il programma degli eventi così come sono stati concordati. Ad esempio, se state fotografando un matrimonio, il contratto fotografico di matrimonio può recitare: "Il fotografo si impegna a coprire la cena di prova, la cerimonia e il ricevimento, compresi i ritratti formali". Il contratto può essere semplice o elaborato a seconda dell'occasione. Sarà personalizzato per ogni lavoro.

Inoltre, qual è il livello di editing incluso nelle fotografie? Ritoccate le foto su richiesta dopo averle consegnate? Ritoccate tutte le immagini o solo dieci? Il ritocco è un costo aggiuntivo? Assicuratevi di rispondere subito a tutte queste domande come parte dell'accordo contrattuale. Inoltre, molti fotografi non vogliono che le loro fotografie vengano modificate dopo la consegna. Assicuratevi di definire le specifiche nel contratto per evitare confusione in seguito e procuratevi un modello di contratto di fotografia di matrimonio per scoprire cosa dovrebbe essere incluso.

Cancellazione

Cosa succede se l'evento viene cancellato? Restituirete la caparra? Cosa succede se non siete in grado di venire? Siete tenuti a fornire o consigliare un fotografo sostitutivo? L'esame del linguaggio dei contratti di fotografia per eventi di altre persone può aiutarvi a definire i dettagli di alcune delle parti più complicate. Su internet potete trovare un contratto di fotografia in formato pdf che contiene i dettagli di cui avete bisogno.

Pagamento

Siate molto chiari su quando vi aspettate il pagamento. Se è previsto un deposito, includete anche i dettagli di questo. Scrivete le circostanze in cui la caparra è rimborsabile o meno. Non dimenticate di includere le forme di pagamento accettate e le date di scadenza dei pagamenti e di modificare i dettagli se utilizzate il modello di contratto fotografico per crearne uno nuovo.

Copyright

Sebbene voi possiate essere ben informati sulle leggi sul copyright, non è detto che i vostri clienti lo siano. Assicuratevi di dichiarare chiaramente che mantenete la proprietà e il copyright di tutte le vostre foto. E dichiarate chiaramente che qualsiasi riproduzione di queste foto deve essere autorizzata (concessa in licenza) da voi e solo da voi.

Definite molto chiaramente i termini di qualsiasi accordo di licenza. Per le tariffe discusse qui, permetterete ai vostri clienti di ristampare le foto per uso personale? Permetterete loro di condividere i file digitali sui social media? È consentito vendere le fotografie a riviste o altri editori? Alcune risposte possono sembrare ovvie per voi, ma potrebbero non esserlo per i vostri clienti. Chiaritele. Questa è un'area in cui molti contratti di fotografia online sono carenti.

È inoltre opportuno chiarire come intendete utilizzare le loro foto. Le metterete online o le mostrerete in un portfolio stampato? Saranno utilizzate per commercializzare la vostra attività? Arricchiranno le vostre pagine sui social media? Potete venderle come fotografie di stock? Se avete fatto dei servizi di ritratto, alcuni clienti potrebbero essere contrari e non volere che usiate le loro foto per motivi di privacy. Assicuratevi di concordare in anticipo il contratto di fotografia di ritratto.

Extra

Assicuratevi di indicare i servizi aggiuntivi che i clienti potrebbero desiderare. I servizi aggiuntivi potrebbero includere spese per gli straordinari, editing aggiuntivo o copie digitali. Fare un elenco chiaro di quanto potrebbero costare gli extra è un modo semplice per raggiungere due obiettivi. In primo luogo, è chiaro cosa riceveranno in cambio di ciò che hanno già accettato di pagare. In secondo luogo, consente di sapere cos'altro si può fare per loro e quanto costerà. Anche in questo caso, si tratta di un ottimo modo per utilizzare un semplice contratto fotografico per impostare le aspettative dei clienti nella giusta direzione.

Potete anche aggiungere una componente di costi extra che vada oltre i servizi fotografici che offrite. L'assicurazione dell'attrezzatura fotografica è un'area che dovete assolutamente esaminare in dettaglio. Serve fondamentalmente a coprire le perdite subite a causa del furto o del danneggiamento della vostra attrezzatura fotografica. Consultate le polizze assicurative per la fotografia di Full Frame per saperne di più su come ottenere una copertura totale per la vostra attività fotografica. 

Altri documenti da considerare

I punti elencati di seguito possono essere considerati come documenti separati o inclusi in esempi di contratti fotografici più ampi. Di solito, però, i fotografi devono avere a disposizione questi documenti, poiché non sempre si combinano con un contratto. Potreste voler mantenere due stili del vostro modello di contratto fotografico. Uno con questi elementi e uno senza.

Modelli rilasciati

Se intendete utilizzare le loro foto per la vostra attività o per il vostro portfolio, assicuratevi di avere una liberatoria per i modelli. La liberatoria per i modelli a volte si trova in un documento separato, ma se avete un contratto di fotografia commerciale esistente, è facile aggiungerla. La liberatoria per i modelli è firmata da tutte le persone identificabili nelle foto e vi dà il diritto legale di usare le loro sembianze nelle vostre fotografie. Non lasciatevi ingannare dalla parola "modello": chiunque sia presente nelle foto ha bisogno di una liberatoria se intendete utilizzare l'immagine a fini commerciali.

Rilasci di proprietà

La stessa regola vale per le proprietà private identificabili. Se state scattando su uno yacht di lusso, il proprietario dovrà dire che potete vendere le foto. Lo stesso vale per un terreno o una casa quando si fotografano varie località. Molti resort di destinazione sono proprietà private e sono molto sensibili a questo aspetto. Assicuratevi di avere il permesso di tutte le parti coinvolte e un contratto di fotografia immobiliare adeguato.

Limite di responsabilità

Un limite di responsabilità ha lo scopo di proteggere il fotografo dai danni derivanti dalle sue azioni. È essenziale avere un'assicurazione di responsabilità civile di qualche tipo, ma dovrete anche avere qualcosa di scritto su carta che vi esoneri dalla responsabilità se dovesse accadere qualcosa durante le riprese. Questo potrebbe includere lesioni o danni alla proprietà. Dovrebbe anche coprire la possibilità che un evento venga rovinato. Se cadete sulla torta e rovinate una cerimonia nuziale, la famiglia della sposa arrabbiata può fare causa? Certo che sì. In questo ambito, è bene fare molta attenzione quando si utilizza un modello di contratto di fotografia di matrimonio. Molti sono carenti e non sono specifici per le leggi dello Stato in cui si svolgono le riprese.

Conclusione

È possibile trovare contratti di fotografia online in tempi ragionevolmente brevi, ma per assicurarsi che siano adatti alla propria attività, è necessario avere una conoscenza di base di ciò che contiene. Ricordate che i contratti per i servizi fotografici sono documenti vivi che potete modificare in base all'evoluzione della vostra attività. Potete anche apportare modifiche ai contratti esistenti in base ai cambiamenti dei rapporti con i vostri clienti. Come sempre, chiedete una consulenza legale professionale a chi ha familiarità con i contratti di fotografia nella vostra zona.

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